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    企業管理的標準化和信息化必然要求招標采購的電子化

    發布時間:2015.01.11

      標準化和信息化是現代企業管理不可缺少的兩個重要支柱。高效率的企業生產組織計劃管理系統依賴企業資源需求管理系統、市場供應管理系統、合同履行管理系統以及組織管理系統之間實現嚴密和高效的無縫對接,由此必然要求招標采購同步實現標準化和信息化并與企業整個管理系統實現無縫對接。因此,企業提高管理效率和市場競爭能力的內在要求決定了招標采購的電子化方向。

      招標采購制度在保護國家、社會利益和招投標各方合法權益以及提高投資效益等方面發揮了巨大的作用。電子招投標是傳統招投標方式與現代信息技術相融合的產物,隨著互聯網+時代的到來,隨著相關法律環境不斷完善,信息技術、網絡技術、電子商務應用的日趨成熟,近年來標得到迅猛發展。電子招投標在保持傳統招投標帶給企業的巨大作用之外,為企業提供了更多、更好地益處和保障,特別是為大型企業采購提供了信息化支撐和規范化管理的平臺。

      通用技術集團關于平臺建設的預見性項目決策,使中國通用招標網暨電子招投標平臺(以下簡稱“平臺”)在交易平臺的建設中占到先機?;仡櫰脚_建設和運營的歷程,我們深刻體會到推行電子招標在規范業務流程、減少業務風險、降本增效等多方面對企業的管理提升、精細化管理提供著強有力的支撐。

      平臺的架構搭建和功能設計符合《招標投標法》、《政府采購法》、《實施條例》、《電子招標投標辦法》和《技術規范》等法律法規的要求,結合總結、歸納、提煉公司多年從事招標代理業務的經驗,并融入信息化及電子商務技術手段,實現了政府采購、工程施工、貨物、服務、機電產品國際招標等業務流程,實現了信息資源管理、財務管理、統計分析、網銀支付、短信平臺、CA技術、開標月歷、客戶資料、檔案資料、評標會議室等管理功能;實現了與國家指定公告媒體、ERP系統的對接,打造了合法合規、功能齊全、業界領先的電子招標交易平臺。通過平臺的建設和應用規范企業招投標業務流程的合規性,提供了輔助性檢查功能,系統自動歸集評標數據,避免由于工作疏忽所導致的失誤。平臺的建成為公司在新常態下規范業務流程、提高工作效率、匯聚信息資源、提供增值服務、實現管理提升、實現精細化管理,業務拓展、轉型創新提供了奠定了良好的基礎。

      其次,平臺也不僅僅是一套獨立的應用系統,平臺與企業ERP系統、公司網站也進行了數據對接,使企業內部管理系統直接從業務一線獲取最真實數據,避免形成企業內部數據孤島的現象,更有效的把握經營數據的同時也為業務員減少了部分工作量,提高了工作效率實現企業的管理提升。

      建設成效主要體現在:

      1. 規范招標采購業務流程,提高工作效率降低采購成本

      平臺涵蓋了從項目機會、項目前期、項目立項、招標文件、招標公告、應標管理、開標管理、評標管理、評標報告、定標管理及結果公告的全過程管理,可輔助項目經理、招標人、投標人和評標專家完成各類招標采購活動中的各項工作,對招標采購項目流程合規、效率提升帶來巨大幫助。

      平臺從邏輯設計上把政府采購法和招標投標法同時實現在一個平臺上實現操作,為招標代理機構在一個平臺上實現多種業務進行了成功的嘗試。平臺使招標業務的標準化和規范化程度進一步提高,支持所有法定招標方式,并提供強大的價格自動比對、實時報價排名、即時的網絡商談通道,可提升招標效率、節約招標成本,給招標機構帶來更大的商業機會;同時隨著電子招標平臺的市場化產品推廣,平臺自身盈利模式將日益完善,盈利能力也將逐步提高。

      平臺的運用將促進社會交易成本的降低,推進社會資源的有效配置,節約公共資源投入,為此我平臺計劃將企業集采和采購計劃管理進一步融合到平臺內,從技術上探索實現招標采購多種業務集成的建設模式,通過推廣更加滿足環境友好資源節約的社會發展趨勢。

      平臺的運用使招標人、投標人、監標人、評委、招標代理機構的招標采購工作規范化、標準化,借助信息技術和數據、文檔、表格的標準化,大大提高招標采購工作中招標文件制作、投標文件制作、投標、開標、評標、評標報告制作等各個環節的工作效率效率,同時也大大降低了工作人員的勞動強度。

      以救災儲備物資政府采購項目為例,項目特點是產品類型多,投標人數量大,多為中小型生產企業,所處地域分散,項目協調、實施和管理難度大。過去按照傳統模式,需印刷幾百本招標文件,投標人為購買招標文件需專程派人來北京,差旅成本很高;業務員接不完的電話、解釋不完的事項、收發大量傳真和郵件;投標人標書費和投標保證金的認領、核對工作量巨大;開評標階段清標、唱標花費很多時間,評標提前準備大量表格,評標需要部門全體員工參與,現場還要進行大量數據采集和手工錄入工作,工作量巨大、風險管控難度大。通過平臺在網上發售電子版標書,可節省近萬元印刷費;投標人從網上直接下載招標文件,節省了時間和經濟成本;通過平臺提供短信通知功能,發布項目澄清補遺相關信息,尤其是投標人數量達到上百家時,采用平臺、短信、郵件等通知方式,在節約業務人員時間成本的同時,也減少人工電話通知的不確定性,提高了項目管理水平。

      根據業務部門測算,平臺投入使用后,1000個使用平臺招標的項目,可以節省招標文件、澄清文件、各種信函通知紙張和印刷費(220萬元)、電話傳真郵寄費用(15萬元)、澄清與開標會場費(250萬元)、外地項目差旅費(150萬元),間接創造經濟效益635萬元。

      2. 改進服務手段,提升管理水平

      平臺可以幫助各家代理機構實現整合資源、規范流程、降低成本、提高效益;使得招標人方便地了解項目進程,為招標人提供可靠的項目全流程檔案管理、投標人管理等信息化服務;使得投標人得到了更及時、便捷的服務。平臺針對建設工程、機電產品、政府采購不同項目招投標的共性及個性要求,通過信息系統,有效地控制招投標關鍵環節的合規性,詳細記錄各種數據,從而滿足了招標代理機構的業務需求和管理要求。平臺的使用使招標代理機構服務的及時性和便捷性得到改善,公告查看、網上注冊、網銀支付、短信通知、電子密鑰、標書及澄清文件下載、投標文件制作工具、完整性校驗等功能,為投標人提供了便捷貼心的服務。

      投入使用后,招標業務由傳統手工模式轉變為電子模式,招標文件制作、發售、澄清、遞交、開標、評標等業務程序全部可在網上進行,系統通過模板化文件自動生成各類通知、公函等文檔,并實現多渠道(傳真、短信、郵件)自動傳送功能提高效率??傊?,作為開展招標業務的工具,平臺可以大幅度提高業務人員的工作效率,減少重復錄入,降低業務成本。

      3. 順應市場要求,保持領先地位

      電子招標已成為行業發展趨勢,平臺建設在行業內受到了很大的關注,平臺的可研論證、建設運營都得到了主管部門的關心和支持。提升了集團公司在招標代理服務領域的品牌影響力。

      隨著電子招標平臺的成熟和電子招標業態形成,平臺一方面將為傳統招標采購業務的市場開發提供有力支撐,另一方面也將伴隨平臺自身的應用范圍拓展,逐步形成電子招標平臺與傳統招標代理服務相輔相成的互動關系,并通過客戶和數據的積累和挖掘,為集團咨詢投資等服務領域創造更多的可發掘空間,促進企業核心競爭力的提升。

      依托平臺可實現招標采購業務的流程化、規范化、信息化管理,可提升招標代理機構的管理和服務水平,可為公司業務拓展和轉型創新提供支持,可提升公司的核心競爭力。

      4. 提高公司的核心競爭力與品牌價值

      目前公司的電子招標平臺已經建成,具有11個功能模塊,424個功能點,功能比較齊全,在代理機構中遙遙領先,在市場開發中具有獨特的競爭優勢。

      平臺2013年入選工信部信息化司“電子商務集成創新試點工程”項目,2014年獲得電商聯盟“電子商務集成創新獎”。平臺在行業內受到了很大的關注,提升了集團公司在招標代理服務領域的品牌影響力。

      2015年按照國家推進電子招標投標工作的部署開展的交易平臺試點工作,將引領示范交易平臺技術改造和建設,引領示范交易平臺市場化運營,引領示范交易平臺信息共享互聯互通。平臺積極響應,申報試點單位和工作方案,擬通過試點實現與公共服務平臺對接,驗證本交易平臺合規性;實現交易平臺與地方公共資源交易中心的信息交互。公司已與廣州、寧波及三門峽三個公共資源交易中心達成協議,擬進行交易平臺相關項目和客戶信息的數據對接。我們將按照統一部署積極開展檢測認證工作,運用電子招標平臺為客戶提供更好的服務。

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